Asiakas: Työ- ja elinkeinoministeriö
Ajankohta: 2018–2020
Miksi työ tehtiin?
Yhteiskunnalliset ongelmat ovat yhä mutkikkaampia. Hyvä päätöksenteko edellyttää, että mukaan päätösten valmisteluun kutsutaan keskeiset ryhmät ja ihmiset. Myös heidät, joiden ääni jää helposti kuulematta. Se, että ministeriö keskustelee avoimesti ja jatkuvasti sidosryhmiensä kanssa, kasvattaa luottamusta. Keskustelu on myös keino varmistaa, että päätökset perustuvat parhaaseen käytössä olevaan tietoon. Päätöksenteon tahti on kuitenkin nopea, joten uusien vuorovaikutuksen keinojen on istuttava vaivattomasti ja luontevasti kiireiseen arkeen.
Työ- ja elinkeinoministeriö halusi tunnistaa paremmin, millaisia toiveita sen sidosryhmillä on yhteistyölle. Lisäksi se halusi saada käyttöön uusia keinoja sekä kasvokkaiseen että virtuaalisen kohtaamiseen valmistelun eri vaiheissa.
Mitä teimme?
Selvitimme aluksi perusteellisesti lähtötilanteen. Keskustelimme sekä sidosryhmien että virkakunnan edustajien kanssa: keräsimme kokemukset ja uudet ideat talteen ja tunnistimme hyvän yhteistyön esteet. Ratkoimme haasteita ja kehitimme hyviä käytäntöjä eteenpäin virkahenkilöiden ja sidosryhmien yhteisessä työpajassa.
Ministeriö perusti vuorovaikutuksen tueksi sisäisen vuorovaikutuspoolin. Koulutimme sen jäsenistä vuorovaikutuksen moniottelijoita, jotka tukevat kollegoitaan sidosryhmäyhteistyön suunnittelussa ja toteuttamisessa.
Tiivistimme vuoropuhelun opit ja työkalut työ- ja elinkeinoministeriön sidosryhmävuorovaikutuksen huoneentauluksi, joka tukee virkakuntaa arjen vuorovaikutuksen suunnittelussa. Teesit ja julistukset laitettiin testiin, kun kokeilimme vuorovaikutuksen menetelmiä neljässä ministeriön hankkeessa.
Miten meni?
Ministeriö on johtoa myöten sitoutunut kehittämään sidosryhmäyhteistyötään. Työ- ja elinkeinoministeriö ja sen hallinnonala ovat laajoja, joten muutokset eivät tapahdu hetkessä. Palaute sidosryhmiltä on ollut kannustavaa. Varsinkin vahva vuorovaikutus eri hankkeiden alussa on saanut paljon kiitosta.
Ministeriö on ottanut uusia menetelmiä rohkeasti käyttöön ja kutsunut sidosryhmiä keskustelemaan ajankohtaisista aiheista esimerkiksi dialogin keinoin. Koronakriisi nopeutti digitaalisten osallistumisen menetelmien käyttöönottoa. Parhaimmillaan ministeriön keskustelutilaisuudet ovat keränneet ruutujen äärelle lähes tuhat ihmistä.
Tästä on tosi hyvä jatkaa, fokusoida ja syventää. Meidän on vain nyt konkretisoitava erilaiset toimintatavat asian eteenpäin viemiseksi. Opin itse tosi paljon tällaisesta fasilitointitavasta.
Virkahenkilön kokemus dialogisesta tilaisuudesta
Yhteistyö Kaskas Median kanssa toimi koko projektin ajan sutjakkaasti. Kokonaisuus oli ammattitaidolla suunniteltu ja projektinhallinta moitteetonta. Se teki kehittämisen meille helpoksi, ja saimme näkyviä tuloksia aikaan nopeasti.
Viestintäpäällikkö Tiina Kairistola, TEM
Muita vastaavia töitämme
Olemme kehittäneet vuoropuhelua sidosryhmien kanssa myös ympäristöministeriössä vuosina 2018–2019.