Moni asiantuntija kirjoittaa säännöllisesti blogia, artikkeleita ja muita tekstejä. Julkaisuihin käytetty aika ja raha valuvat hukkaan, jos kirjoittaja jää tekstin kanssa yksin, eikä lukija saa lopputuloksesta selkoa.
Asiantuntijan työ on suurelta osin lukemista ja kirjoittamista. Tutkimushankkeen nettisivuilla on blogi, johon jokainen kirjoittaa vuorollaan. Virastolla on uutiskirje, joka odottaa kirjoituksia. Asiantuntijat tuottavat solkenaan powerpoint-esityksiä, vieraskynätekstejä ja raportteja erikokoisille yleisöille. Työssä tarvitaan erilaisia tarinankerronnan ja yleistajuistamisen taitoja.
Mutta saako asiantuntija, joka ei ole kirjoittamisen ammattilainen, riittävää apua ja ohjausta kirjoittamiseen? Harvoin taitaa saada.
Opetus- ja kulttuuriministeriö laski Hyvän virkakielen toimintaohjelmassaan, että jos jokainen valtion virkamies käyttäisi työpäivästään 10 minuuttia muuhun kuin vaikeiden tai ylipitkien tekstien lukemiseen, työaikaa säästyisi 70 miljoonan euron edestä. Epäselvistä teksteistä kärsivät paitsi kansalaiset, myös viranomaiset itse.
Vika ei ole vain kirjoitustaidoissa. Kirjoittaminen ei näet ole yksilölaji, vaan se luonnistuu parhaiten yhdessä. Esimerkiksi aikakauslehdissä – ja myös tässä blogissa – kirjoittajalla on apunaan editoija, jonka kanssa hän työstää tekstiä. Kirjoittajan ja editoijan työnjakoa voi hahmottaa niin, että kirjoittaja edustaa käsittelemäänsä aihetta ja editoija lukijaa.
Editoijan tärkein tehtävä on auttaa kirjoittajaa tekemään tekstistä lukijaa kiinnostava ja hänelle ymmärrettävä. Lopuksi editoija korjaa vielä pilkkuvirheet ja muut kömmähdykset.
Kerron nyt viisi syytä siihen, miksi me kaikki ansaitsemme oman editoijan.
1. Sokeutuminen. Jos olet robotiikan tutkija tai hankintalain asiantuntija, sinulle on itsestäänselvää, miten algoritmi toimii tai mitä tarkoitetaan hankintaohjeen jalkauttamisella. Tavallinen lukija – tai edes moni työkaverisi – ei sitä tiedä.
Kiireinen lukija ei viitsi kauan tankata juttua, jonka sisältö on vaikeaselkoista, vaan lopettaa leikin kesken. Tärkeä asiasi jää kuulematta.
2. Koukuttava alku. Verkossa ja varsinkin kännykän ruudulla otsikon rooli korostuu. Lukija ei voi painetun lehden tapaan silmäillä kokonaisuutta, vaan näkee monesti pelkän otsikon. Hän päättää sekunnin sadasosassa otsikon ja ehkä kuvan perusteella, minkä jutun klikkaa auki.
Otsikon jälkeen lukijan silmiin osuu ingressi, eli lyhyt, muusta tekstistä erottuva johdatus juttuun, ja jutun ensimmäinen lause. Jos ne eivät kiinnosta, mielenkiinto lopahtaa nopeasti. Parhaassa tapauksessa lukija saa tämän kolmikon avulla pääpointtisi selville, vaikka ei ehtisikään lukea koko juttua.
3. Ylipitkät lauseet. Kiemuraiset, lauseenvastikkeita ja välimerkkejä vilisevät virkkeet ovat monen asiantuntijan helmasynti. Ylipitkät lauseet vaikeuttavat asian ymmärtämistä ja saavat lukijan torkahtamaan. Editoijan tehtävä on bongata liian vaikeat lauseet, pätkiä ne osiin ja ehdottaa kevyempää ilmaisua.
4. Jargon ja muotisanat. Ovatko sinulle tuttuja resilienssi, intersektionaalisuus, toimijoiden osallisuuden lisääminen ja läpileikkaavat teemat? Panostatko vahvasti asiakasrajapinnassa tapahtuviin kohtaamisiin? Hienoa, mutta älä viljele moisia sanoja tekstissäsi ainakaan ilman selitystä.
Jargonilla tarkoitetaan jonkin alan erityissanastoa, joita ulkopuoliset eivät ymmärrä. Muotisana taas voi olla jokin tuttu sana, jota viljellään liian innokkaasti ja väärissä asiayhteyksissä. Muotisana hämärtää ilmaisua ja tekee tekstistä paperinmakuista.
Otetaan nyt esimerkiksi muotisanojen ykkösinhokkini, panostaa. Sen sijaan, että panostat vahvasti palveluiden laatuun, voisitko parantaa palvelua? Aina parempi, jos kerrot täsmällisesti, miten aiot sen tehdä: “palkkaamme uuden työntekijän ja koulutamme nykyisiä.”
Panostaminen on oikeassa käytössään silloin, kun panostaja laukaisee räjähteen rakennustyömaalla.
5. Rönsyjen karsiminen. Verkossa on rajattomasti tilaa, mutta lukijan aika on kallista. Vaikka kirjoituksesi olisi tehty timanteista, on epätodennäköistä, että lukija viettäisi sen äärellä merkittävän osan työpäivästään.
Taitava editoija erottaa tekstistä olennaisen ja leikkaa turhat rönsyilyt pois. Vanha kirjoittajan ohje, “kill your darlings” (tapa rakkaasi), pätee myös asiantuntijateksteissä.
Mistä sitten voi saada apua kirjoittamiseen, jos lähipiirissä ei satu lojumaan joutilaana sopivaa editoijaa? Editointiapua voi pyytää oman työpaikan viestintäosastolta tai ostaa viestintätoimistosta. Apuun voi pyytää myös ketä tahansa tolkun ihmistä: työkaveria, ystävää tai perheenjäsentä.
Pyydä toisella alalla työskentelevää ystävääsi lukemaan tekstisi ja kertomaan, mitä kohtia hän ei tajunnut. Vastaus voi yllättää.
Kirjoittaja on Kaskas Median johtava asiantuntija, joka vastaa sisältöjen palvelujen kehittämisestä.