Käytännön järjestelyt joko petaavat tai pilaavat mahdollisuudet osallistua. Osallistumisen muotoiluun liittyy usein ilmiselvinä pidettyjä hyviä käytäntöjä, jotka ovat aivan olennaisia onnistuneen kokemuksen luomisessa.
Me Kaskasissa järjestämme rutkasti tilaisuuksia, joissa organisaatio haluaa kuulla ja keskustella sidosryhmiensä ja yleisöjensä kanssa. Jokainen hetki, jossa ihmistä ihan oikeasti kuunnellaan, on arvokas, ja jokainen osallistumisen prosessi ansaitsee kunnollisen suunnittelun.
Ihmiset luottavat asiantuntijoihin ja instituutioihin yhä vähemmän. Luottamusta ei lisää kohtaamisten väheneminen – päinvastoin. Ihmisen kokemus siitä, että hän on osa yhteiskuntaa, rakentuu hetkissä, joissa pääsee vaikuttamaan omiin elinoloihin ja lähiympäristöön.
Yksikin epäonnistunut kohtaaminen vie pahimmillaan halun osallistua vastaaviin tilaisuuksiin jatkossa ja murentaa luottamusta organisaatioon. Siksi osallistumisen muotoilun ja sen itsestäänselvinäkin pidettyjen yksityiskohtien suunnittelu maksaa itsensä takaisin.
Osallistuin lokakuussa Sitran ja Fiden (Federation for Innovation in Democracy – Europe) järjestämään kaksipäiväiseen seminaariin kansalaispaneeleista. Kahden päivän seminaarissa asiantuntijat ympäri maailmaa keskustelivat ja inspiroituivat kansalaisten osallistumisen mahdollisuuksista.
Kansalaispaneeleiden ja puntaroivien kansalaiskeskustelujen muotoilu on oma taiteenlajinsa. Samat osallistumisen ja vuorovaikutuksen lainalaisuudet pätevät kuitenkin monenlaisiin osallistumisen tilanteisiin. Millaisia siis ovat ne vähän ilmiselviltäkin tuntuvat hyvät käytännöt, jotka edesauttavat tällaisten hetkien syntyä?
Avoimella kutsulla saat paikalle vastustajat ja eläkeläiset
Turhan usein ajatellaan, että kaikille avoin keskustelutilaisuus on paras tapa kerätä tietoa siitä, mitä kansa ajattelee. Avoin kutsu on järjestäjille kevyt ratkaisu, ja kaikki kiinnostuneet pääsevät paikalle ilmaisemaan mielipiteensä.
Avoimet toritilaisuudet luovat pikemminkin vääristyneen kuvan ihmisten suhtautumisesta aiheeseen, sillä paikalle saapuvat suurella todennäköisyydellä ne, joita aihe erityisesti närkästyttää ja joilla on arjessaan rutkasti aikaa. Aika harva ehtii tai vaivautuu asuinalueensa kaavoitusmuutoksen kuulemistilaisuuteen ilmaisemaan neutraalia tai lievän hyväksyvää suhtautumistaan asiaan.
On toki tärkeää keskustella myös muutosta vastustavien kanssa. Rakentavampaa keskustelua voi kuitenkin saada aikaan niin, että suunnittelee osallistujien kokoonpanon huolella ja avoimen kutsun sijaan pyytää ihmiset paikalle henkilökohtaisesti. Näin mukaan saadaan ihmisiä monipuolisista taustoista ja syntyy yhä kattavampi kuva erilaisista näkökulmista.
Kahvi ja kampaviineri eivät saa kiireistä kansalaista sitoutumaan
Osallistumatta jättäminen ei välttämättä ole kiinnostuksesta tai motivaatiosta kiinni. Työnsä puolesta tapahtumiin osallistuva unohtaa helposti, että vuorotyö tai muut arjen velvoitteet voivat torpata mahdollisuudet osallistua keskusteluun.
Usein osallistujiksi toivotaan niitä, joilla ei ole muuten vaikutusvaltaa asiaan tai joita aihe tai sen vaikutukset koskettavat erityisesti. Esimerkiksi Euroopan komissio on linjannut, että kolmasosa sen kansalaispaneelien jäsenistä on alle 25-vuotiaita.
Jos kuitenkin järjestät keskustelusi virka-aikaan läsnätilaisuutena, saat taatusti osallistujiksi jo valmiiksi yhteiskunnassa aktiivisia eläkeläisiä. Muiden mukaan saaminen vaatii käytännön valintoja: mahdollisuutta etäosallistumiseen tai keskustelujen järjestämistä iltaisin, viikonloppuisin tai vaikkapa yhteistyössä koulujen kanssa.
Henkilökohtaisten kutsujen lisäksi ihmisiä voidaan tavoittaa ja kannustaa osallistumaan erilaisten yhteisöjen, kuten koulujen, seurakuntien ja järjestöjen kautta.
Jos haluat ihmisten sitoutuvan pitkäkestoiseen ja paljon vaativaan osallistumisprosessiin, heidän täytyy saada siihen käytetystä ajasta ja vaivasta korvaus. Siksi esimerkiksi kansalaisten sparraus- ja neuvonantajaryhmien, raatien ja paneelien osallistujille on aina varattava palkkio.
Osallistujat ansaitsevat parasta
Käytännön seikkojen muotoilun lisäksi onnistuneet osallistumisen prosessit vaativat suuren määrän strategista suunnittelutyötä.
Huonosti suunniteltu osallistuminen johtaa näennäisosallistumiseen. Hyvästä tahdosta huolimatta liian usein ihmisiä kuullaan, mutta ei kuunnella.
Osallistujalle tilanne voi kuitenkin olla todella arvokas. Siksi jokainen ansaitsee hyvin suunnitellun ja aidon osallistumisen. Hyvin muotoillusta osallistumisesta hyötyvät kaikki.
Muista siis osallistumisen muotoilussa ainakin nämä:
- Suunnittele tilaisuudelle monipuoliset näkökulmat varmistava kokoonpano ja lähetä osallistujille henkilökohtaiset kutsut
- Vähennä osallistujan vaivaa: suunnittele aika, paikka mahdollisimman saavutettavaksi ja palkkio houkuttelevaksi
- Varaa kunnolla aikaa osallistumisen suunnitteluun ja pyydä siihen apua