Tutkimuksen rahoittajat vaativat tutkimukselta yhä enemmän vaikuttavuutta ja vuoropuhelua yhteiskunnan kanssa. Suomen Akatemian Strateginen tutkimus ja monet säätiöt haluavat jo hakemusvaiheessa erillisen viestintä- ja vuorovaikutussuunnitelman. Hyvän suunnitelman alkuun pääset vastaamalla näihin kysymyksiin.
1. Viestitkö vaikka pitäisi vuorovaikuttaa?
Eikö viestintä ole vuorovaikutusta ja vuorovaikutus viestintää? Termien keskeisin ero on siinä, että tiedeviestintä on usein mielletty yksisuuntaiseksi tiedon kaatamiseksi vastaanottajan korvaan, kun taas vuorovaikutuksessa tieto ja ideat liikkuvat moneen suuntaan.
Viestintäsuunnitelma vastaa kysymykseen: Miten levitän tietoa avainkohderyhmille? Vuorovaikutussuunnitelma taas kysymyksiin: Keitä tarvitsen tuottamaan kanssani tietoa?
Vuorovaikutus vaatii keskustelua. Kun kyseessä on tutkijoiden vuoropuhelu muiden yhteiskunnan toimijoiden kanssa, pitää osallistujien lisäksi perustella näkemykset tietoon nojaten. Hyvässä vuorovaikutuksessa jokainen osallistuja ymmärtää, että hänen näkökulmansa on vain yksi muiden joukossa ja on valmis asettamaan näkemyksensä ja toimintamallinsa kyseenalaisiksi.
Esimerkiksi sosiaalialan tutkija voi tutkimuksillaan auttaa parantamaan sosiaalipalveluja. Voidakseen tehdä tämän hyvin täytyy hänen vaihtaa ajatuksia sosiaalityöntekijöiden ja alan kansalaisjärjestöjen kanssa. Näin hän saa käytännön tietoa siitä, miltä todellisuus näyttää ihmisten arjessa ja minkälaisiin ongelmiin ratkaisuja kaivataan.
2. Ketkä kuuluvat sidosryhmiin?
Mieti, keitä tarvitset yhteistyöhön yhteiskunnallisten tavoitteiden määrittämiseen ja saavuttamiseen. Kenellä on tietoa tai osaamista, jota sinä kaipaat, ja kuka voi hyödyntää tutkimustasi? Kenen tulisi työssään ymmärtää tutkimuksesi sisältö ja merkitys?
Määrittele sidosryhmät mahdollisimman yksityiskohtaisesti: älä mieti vain organisaatioita, mieti nimiä. Työ- ja elinkeinoministeriö ei ole vielä sidosryhmä. Mikä osasto ja ketkä siellä työskentelevät kyseisen asian parissa? Mieti tuttujen tahojen lisäksi epätodennäköisiä yhteistyötahoja. Uutta ajattelua syntyy usein, kun keskustelee eri mieltä olevien kanssa ja ymmärtää heidän perustelunsa. Samalla erilaisten ongelmien ja kysymysten ennakointi paranee ja pystytte hahmottamaan ratkaisuja jo ennen kuin tilanne aktivoituu.
Apua sidosryhmien hahmottamiseen löydät esimerkiksi Biodiversan Stakeholder Engagement Handbookista ja Future Earth Suomen julkaisusta.
3. Kuinka tavoitat sidosryhmät?
Millaisissa tilaisuuksissa sidosryhmiin kuuluvat käyvät? Mitä medioita he lukevat? Keitä he arvostavat ja kuuntelevat? Kannattaisiko soittaa tai sopia vaikka aamiais- tai lounastreffit?
Viestintä- ja vuorovaikutuskeinoja on loputtomasti. Joskus on järkevää koota sidosryhmät yhteiseen seminaariin, joskus erillisiin, toisinaan toimii avoimempi työpaja, blogipostaus, medianäkyvyys tai lounastapaaminen. Tasaisin väliajoin on tarpeen järjestää hyvin organisoituja kokouksia. Näiden avulla kokonaiskuva pysyy kasassa, hankkeen etenemistä voidaan seurata ja korjausliikkeitä tehdä ajoissa.
4. Käytätkö omaa ja muiden aikaa järkevästi?
Miten saada sidosryhmät mukaan, kun kaikilla on kiire, eikä kukaan halua lisää töitä? Miten ehdit itse hoitaa vuorovaikutusta kaiken muun lisäksi? Kirkasta, miten sidosryhmien oma toiminta, projektit tai tavoitteet hyötyvät yhteistyöstä. Mitä selkeämmin saat perusteltua sidosryhmille niiden roolin tutkimuksessa, sitä helpommin saat ne innostumaan mukanaolosta ja osallistumaan aktiivisesti koko hankkeen ajan.
Samaa ajattelua kannattaa soveltaa myös toisin päin. Mieti, miten omat työsi etenevät yhteistyössä juuri tämän tahon kanssa. Voitko yhteistyöllä hoitaa jotkut tehtävät helpommin? Jos et näe hyötyä, olet ehkä lähestymässä väärää tahoa. Muista, että myös sinun täytyy selvästi hyötyä yhteistyöstä, jotta jaksat panostaa vuorovaikutukseen.
5. Mihin tutkimushankkeen osiin kannattaa pyytää viestinnän ammattilaisten apua?
Tutkimuksen vuorovaikutusta ei voi ulkoistaa. Tutkija on itse tutkimuksensa paras asiantuntija ja puolestapuhuja. Syvempää sisältökeskustelua voi käydä vain sisällön asiantuntija itse. Vaikuttavuutta syntyy, kun kaikki konsortion jäsenet sitoutuvat yhteiseen vuorovaikutukseen.
Isojen tutkimushankkeiden viestinnän ja vuorovaikutuksen strategiseen suunnitteluun voi pyytää ulkopuolista tukea. Myös erilaisten suurempien tapahtumien suunnitteluun ja toteutukseen voi pyytää oman organisaation viestinnän ammattilaisten apua tai ostaa apua ulkopuolelta. Työkokoukset ja seminaarit sekä muut konsortion sisäiset tilaisuudet sen sijaan on parasta hoitaa itse, jolloin niiden luonne omana ammatillisena arkityönä korostuu.
Esimerkiksi parhaita infografiikkoja syntyy, kun tutkijat ja graafikko pohtivat niitä yhdessä. Tuloksekas politiikkasuosituspaperi (Policy Brief) syntyy usein tutkijoiden ja suositusten käyttäjien välisessä keskustelussa, vaikka kirjoittaja ja hyödyntäjä olisivat erimielisiä. Kirjoitusasun terävyyttä voi vahvistaa ammattieditoijan avulla.
Verkkosivujen visuaalinen ilme ja sisältösuunnitelma valmistuvat yleensä tehokkaammin viestinnän asiantuntijalta kuin professorilta. Media-avausten ajoitus ja toteutus ovat myös hetkiä, jolloin viestinnän ammattilaisista voi olla paljon apua.