Miten tehdä hyvä viestintäsuunnitelma hankkeelle?

Saitko tutkimus- tai kehittämishankkeellesi rahoituksen? Mahtavaa!

Tämä kirjoitus on tehty avuksesi. Kerron, miten hanke- tai projektisuunnitelman pohjalta syntyy hyvä viestintäsuunnitelma. Ajatuksella tehty viestintäsuunnitelma luo rauhan tutkimiselle ja kehittämiselle ja vähentää turhaa hötkyilyä.

Käyn alla tarkemmin läpi viestintäsuunnitelman tekemisen vaiheet, mutta tässä ne ensin tiivistettynä

Muistilista viestintäsuunnitelman tekoon

• Määrittele viestinnän tavoitteet
• Valitse mittarit
• Määrittele kohde- ja sidosryhmät
• Kiteytä hankkeen ydinviestit
• Valitse viestintäkanavat ja -toimet
• Ajoita oikein
• Seuraa vaikuttavuutta

Määrittele viestinnän tavoitteet

Jos olet saanut rahoituksen, niin olet jo hankesuunnitelmassa määritellyt hankkeen tavoitteet. Hankkeen tavoitteista johdetaan myös viestinnän tavoitteet.

Viestinnän ja vuorovaikutuksen tavoitteita voivat olla esimerkiksi…

• sujuvoittaa yhteistyötä ja varmistaa tiedonkulkua
• motivoida mukaan
• tuottaa uutta tietoa
• tuoda esiin uusi ilmiö
• herättää yhteiskunnallista tai julkista keskustelua
• levittää ja jalkauttaa uusia malleja, käytäntöjä, suosituksia tai tapoja toimia
• kehittää yhdessä jotakin
• vaikuttaa yhteiskunnassa
• tuottaa päätöksentekoon tietoa ja suosituksia
• muuttaa asenteita
• muuttaa tekemistä (joku tekee jotakin tai lopettaa tekemästä jotenkin)

Suomessa hankkeiden tavoitteet ovat usein prosessimaisia (“Tavoitteena on julkaista toimintamalli ja levittää sitä”), mutta ne voisivat kertoa myös tuloksista (“Toimintamalli on käytössä 60%:lla kohderyhmästä”).

Ajatusvinkki tavoitteiden asettamiseen: mieti ensin hankkeen loppua. Kirkasta hankkeen päämäärä (eli vaikuttavuustavoite) ja mieti, mitä pitää tapahtua, että sinne päästään.

Määrittele fiksut tavoitteet, jotka ovat hankeaikana mahdollisia ja joilla on aidosti vaikutusta. Tavoittele linjakasta ja eheää hankesuunnitelmaa – se on paras lähtökohta myös viestinnälle.

Valitse mittarit

Viestinnälliset mittarit auttavat hankkeen vaikuttavuuden seurannassa. Mutta samalla varoituksen sana: viestinnässä mittareita ja dataa on tarjolla paljon ja osa niistä on turhaa hälyä.

Kaikkea ei kannata mitata vaan keskittyä viestinnän vaikuttavuuden kannalta oleellisiin.

Tässä viisi vinkkiä viestinnän mittaamiseen:

1. Aseta viestinnälle konkreettinen tavoite, jolla on yhteys hankkeen tavoitteeseen.
2. Määrittele fiksut mittarit. Viestinnän mittarit voivat olla määrällisiä (mm. julkaisujen lataukset, verkkosivukäynnit, erilaiset somemittarit) tai laadullisia (mm. muutos asenteissa, ymmärryksen taso, palaute).
3. Arvioi säännöllisesti. Etsi keinoja määritellä, mikä on “hyvä”, kuten vaikkapa mediaanit tai vertailut aiempaan. Käytä dataa, mutta älä unohda laadullista arviota, jonka ammattilaisena osaat myös.
4. Raportoi ja tee työsi näkyväksi. Data on vahva perustelu viestinnän toimille – myös sille, mitä ei kannata tehdä.
5. Kehitä ja tee oikaisuliikkeitä.

Myös hankkeen rahoittajat edellyttävät seurantaa ja raportointia.

Määrittele kohde- ja sidosryhmät

Hankkeen onnistumisen kannalta yksi tärkeimpiä kysymyksiä on tunnistaa, kenelle ja kenen kanssa hanketta tehdään.

Kohderyhmiä ovat ne kenelle tai kenen takia hanketta tehdään.

Sidosryhmiä ovat ne keiden kanssa hanketta tehdään.

Kohde- ja sidosryhmät on nimetty hankesuunnitelmissa, mutta ne vaativat usein tarkentamista.

Kohderyhmien kohdalla ongelmana on monesti laajuus. Jos puhutaan vaikkapa “kasvatus- ja opetusalan ammattilaisista”, porukkaan mahtuvat niin varhaiskasvattajat, ala-asteen teknisen työn opet kuin korkeakoulujen lehtorit. Kaikkien tavoittaminen ei varmasti ole hankkeen kannalta olennaista (tai se vaatisi jättimäistä viestintäbudjettia).

Tarkentamisessa auttaa kysymys: Ketkä voivat saada hankkeessa tavoitellun muutoksen aikaan?

Kysymys on yksinkertainen, mutta se ohjaa ajatusta.

Jos esimerkiksi tekisimme verkkokurssin opettajille ja haluaisimme saada sinne paljon kävijöitä, kannattaako meidän huhuilla yksittäisiä opettajia — vai koulutoimen johtajia, jotka voivat päättää, mihin koko alueen opettajien työaikaa käytetään? Tällaisia ryhmiä kutsutaan myös portinvartijoiksi.

Sidosryhmissä yleinen ongelma on, että ne jäävät helposti nimeämisen tasolle: luetellaan suunnitelmassa 25 organisaatiota.

Näe vaivaa sidosryhmien roolin ja vuorovaikutuksen miettimiseen. Jotkut heistä ovat tiiviisti mukana hankkeessa, joillekin riittää yksisuuntaisempi tiedotus. Suunnittele, millaista vuorovaikutusta heidän kanssaan pitää syntyä ja miten siihen päästään.

Kiteytä hankkeen ydinviestit

Mitä ydinviestit ovat? Ne ovat yleensä muutaman virkkeen pituisia kiteytyksiä hankkeesta. Tekstit toimivat verkkosivuilla, esittelydioilla, hissipuheena, kivijalkatekstinä tiedotteissa ja visualisointien pohjana.

Ydinviestien muotoilussa usein käytävä vääntö paljastaa, että hankkeessa on sisäistä erimielisyyttä tärkeistä kysymyksistä. Työ yhteisymmärryksen löytämiseksi kuitenkin kannattaa, sillä ydinviestit selkeyttävät ja auttavat yhteistä tekemistä.

Mieti myös sitä, miten viesteistä saisi tarttuvia. Toimisiko visualisointi, valokuvat, tarinat, data, hypoteettinen esimerkki tai vertaus? Näytä ilmiön tärkeys, ajankohtaisuus tai kokoluokka tavalla, joka jää mieleen.

Valitse viestintäkanavat ja -toimet

Viestinnän kanavissa on tänä päivänä valinnanvaraa. On verkkosivuja, somekanavia, uutiskirjeitä, blogeja, julkaisuja, visualisointeja, tapahtumia, webinaareja, videoita, podcasteja… vaihtoehtoja piisaa! Valitse kanavat ja viestintätoimet kohderyhmien ja resurssienne mukaan. Kaikkialla ei kannata olla, muuten hankeaika tuhraantuu turhaan viestintähäsellykseen.

Monen hankkeen perusinfraan kuuluvat verkkosivut, uutiskirje, blogi ja joku somekanava.

Suosittelen käyttämään olemassa olevia kanavia, jos se on mahdollista. Jos hankesivut voi tehdä emo-organisaation sivustolle, säästyy aikaa ja rahaa.

Ajoita oikein

Tämä tilanne on melko yleinen: viestintää valmistellaan kauan, mutta kun tullaan julki, asia jää irralliseksi eikä liity mihinkään.

Sen takia mieti mihin kaikkeen hanke voi kytkeytyä. Vuodenkiertoon, politiikkaprosesseihin tai uutisiin, alan vuosittaisiin kokoontumisajoihin? Tee hankkeelle helposti päivitettävä viestintäkalenteri, joka huomioi maailman menon.

Sisällöntuotannon kalenteri helpottaa myös työnjakoa. Siinä voi sopia blogivuorot ja mistä milloinkin uutisoidaan.

Seuraa vaikuttavuutta

Seuraa viestinnän vaikuttavuutta ja muuta tarvittaessa suuntaa. Karsi kaikki mikä ei toimi ja kokeile rohkeasti uutta. Viestintäsuunnitelma saa elää.

Itse suunnitelman voi tehdä haluamaansa muotoon: moni pitää napakasta diasetistä, mutta tekstidokumentti toimii yhtä hyvin.

Tärkeintä on, ettei suunnitelma unohdu tiedostojen syövereihin.

Tuemme hankkeiden viestintää

Tähän blogiin olen listannut tärkeimmät etapit hankkeen viestintäsuunnitelman teossa. Kaikkea ei kuitenkaan aina kannata tai tarvitse tehdä yksin. Kaskas Media on tutkimus- ja kehittämishankkeiden kumppani aina hankkeen alkumetreiltä sen päättymiseen.

• Autamme tekemään kirkkaan viestintäsuunnitelman, jonka ideoista koko hanketiimi saa kiinni.
• Olemme avuksi viestinnän ja vuorovaikutuksen toteutuksessa, eli tuotamme erilaisia sisältöjä, kuten tekstiä, visuaalista suunnittelua, videoita, valokuvaa ja suunnittelemme kohtaamisia, kuten työpajoja tai dialogeja, sidosryhmien kanssa.
• Luomme isoille hankekokonaisuuksille kuten säätiöille ja muille rahoittajille viestinnän linjauksia ja parannamme hankkeiden vaikuttavuutta.

Voimmeko auttaa teitä viestinnässä?

Lue myös Maria Ruuskan blogi: Viisi tapaa, joilla virtaviivaistaa tutkimus- ja kehityshankkeen viestintää

Tilaa Kaskasin uutiskirje! Saat aina uusia ajatuksia tutkimuksesta, osallisuudesta ja vastuullisuudesta viestimiseen.