Olet tunnistanut olennaiset sidosryhmät, saanut heihin yhteyden ja muotoillut osallistumisen niin, että valituilla sidosryhmilläsi on sekä motivoiva syy että reilut olosuhteet antaa omaa aikaansa sidosryhmäyhteistyöhön. Mitä niiden sidosryhmien kanssa sitten ihan käytännössä tehdään?
Yhtä ideaalimallia sidosryhmäyhteistyölle tai sidosryhmävuorovaikutukselle ei ole. Jos olet aloittanut työn sidosryhmäkartoituksen tekemisellä, olet ehkä tunnistanut tietyt sidosryhmät hyvällä syyllä erityisen tärkeiksi. Heihin kannattaa käyttää aivoja ja aikaa.
Aina ei kuitenkaan voi räätälöidä niin paljoa kuin haluaisi. Siksi olemme tunnistaneet muutaman olennaisen avainkohdan, jotka on tärkeää suunnitella hyvin. Kun huolehdit ainakin näistä, yhteistyön käytännön muoto – vaikkapa pyöreän pöydän keskustelu, dialogien sarja, puntaroiva paneeli, festivaali, pysyvä yhteistyöverkosto – voi olla miten villi tai perinteinen tahansa.
1. Kiteytä yhteinen tehtävänne
Käytä aluksi kunnolla aikaa siihen, että saat kiteytettyä sanallisesti sen tehtävän, jonka tällä kertaa sidosryhmäyhteistyölle asetat. Yhteinen tehtävänanto auttaa kaikkia osapuolia ymmärtämään, mikä on yhteistyön liikkumavara juuri tässä asiassa. Mihin kysymyksiin tai tarpeisiin haemme tietoa? Mihin emme? Mihin asioihin nämä keskustelut vaikuttavat, mihin taas eivät?
Hyvin kiteytetty tehtävänanto auttaa suunnittelemaan vuorovaikutuksen ajankäyttöä ja antaa selkänojaa fasilitointiin. Se tuo keskustelun takaisin houkuttelevilta sivupoluilta, jos ne vievät liian kauas. Sivupoluillekin pitää toki olla aikaa, mutta joskus on pakko priorisoida.
2. Pyri vuorovaikutukseen
Itse yhteistyön menetelmät kannattaa valita sen mukaan, mikä tuottaa tärkeimpien ryhmien kanssa kaikkein hedelmällisimpiä keskusteluita. Tässäkin kannattaa uskaltaa olla avoin: kysy niin varhaisessa vaiheessa kuin vain kehtaat suoraan sidosryhmiltä, millaista yhteistyötä he haluaisivat tehdä ja millaiseen vuorovaikutukseen he kykenevät. Jopa tavoitteet koko yhteistyölle kannattaa määritellä yhdessä.
Pyri mieluummin aitoon, laadukkaaseen vuorovaikutukseen kuin mahdollisimman suureen määrään tietoa; yksi hyvin suunniteltu ja toteutettu keskustelu voi tuottaa hyödyllisempää ymmärrystä kuin laajakin sidosryhmäkysely. Silloin syntyy myös mahdollisuus kysyä jatkokysymyksiä, ajatella hetkessä ja rakentaa luottamusta. Hyvin suunnitellut kyselyt ovat toki nekin hyvä lisä menetelmävalikoimaan.
3. Suunnittele myös sidosryhmäyhteistyön jälkihoito
Osallistujat eivät välttämättä pety, vaikka he eivät saisikaan omia toiveitaan ja näkemyksiään läpi sellaisenaan. He pettyvät takuulla, jos sinusta ei kuulu yhteisen työskentelyn jälkeen mitään.
Hyvä viestintä ja yhteydenpito jälkeenpäin on siis tärkeää. Jos yhteistyössä on intensiivinen yhteinen ponnistus, sopikaa hyvissä ajoin, miten pidätte yhteyttä tiiviin vaiheen jälkeen. Suunnittele ja kalenteroi, missä kohtaa kerrot yhteistyökumppaneille tai osallistujille siitä, miten yhdessä pohtimanne asia etenee. Epävarmoissa ja pitkissä prosesseissa voit myös kertoa, miten pitkään lupaat pitää heitä ajan tasalla.
Parhaassa tapauksessa yhteistyö ei jää yhteen tai muutamaan kohtaamiseen. Muista suunnitella hyvissä ajoin myös sitä, miten kerran vaivalla rakennettu luottamus ja hyvä yhteistyösuhde pysyy yllä.
Sidosryhmäyhteistyön suunnittelu ja toteutus ei ole rakettitiedettä, mutta ulkopuolinen kumppani voi tuoda työhön uusia ideoita ja ryhtiä. Ulkopuolinen asiantuntija voi myös tuoda työhön tarpeellista neutraalia otetta, joka helpottaa latautuneita keskusteluja. Autamme sidosryhmäyhteistyön kehittämisessä mielellämme.