Jäikö sidosryhmävuorovaikutukseen liittyvä webinaarimme välistä? Nappaa tästä vinkit talteen ja katso tallenne.
Emännöimme 26.2. ProComin Aamu ytimessä -webinaarin, jonka aiheena oli sidosryhmävuorovaikutus. Webinaarissa näkemyksiään ja hyviä käytäntöjä jakoivat Kaskasin johtava vuorovaikutusasiantuntija Sonja Kärkkäinen, Kelan ajankohtais- ja sidosryhmäviestinnästä vastaava viestintäpäällikkö Minna Rantala sekä Alkon vastuullisuuspäällikkö Laura Kvissberg. Tässä muutama nosto tilaisuudesta.
1. Sidosryhmät kertovat, mitä yhteiskunnassa tapahtuu
Yhteiskunnan nopea muutos ja tiukentuva kestävyyssäntely vaativat organisaatioilta uudenlaisia tapoja keskustella sidosryhmiensä kanssa.
“Olemme täällä, koska uskomme, että ratkaisut aikamme suuriin haasteisiin ja ongelmiin löytyvät vuorovaikutuksesta – siis siitä, että ihmiset keskustelevat toistensa kanssa, kuulevat toistensa näkökulmia ja ovat avoimia niille, kysyvät ja kertovat”, Sonja Kärkkäinen sanoi aloituspuheenvuorossaan.
Kärkkäinen kuvasi, miten monimuotoinen sidosryhmätyön “puutarha” tarjoaa mahdollisuuden ymmärtää laajasti, mitä yhteiskunnassa ja organisaation oman kuplan ulkopuolella tapahtuu.
“Sidosryhmät voivat toimia etanan tuntosarvina, jotka kertovat, millaista säätä on luvassa.”
“Sidosryhmät voivat toimia etanan tuntosarvina, jotka kertovat, millaista säätä on luvassa.”
Sonja Kärkkäinen
Muut puhujat olivat samoilla linjoilla. Minna Rantala toi esiin, että lähes kaikki Suomessa asuvat ovat Kelan asiakkaita jossain vaiheessa elämäänsä. Kela pyrkiikin viemään asiakkailtaan keräämää kokemusta sidosryhmäyhteistyöllä esimerkiksi poliittiseen päätöksentekoon. Näin koko sosiaaliturvajärjestelmää voidaan kehittää paremmaksi.
Laura Kvissberg taas käsitteli puheenvuorossaan, miten toimitusketjun vastuullisuutta voi johtaa tavoitteellisesti vuoropuhelun avulla. Vuoropuhelu tavarantoimittajien kanssa kertoo kaupoille, missä päin toimitusketjua on haasteita ja missä tavarantoimittajat tarvitsevat tukea, jotta vastuullisuustavoitteisiin päästään.
2. Älä oleta – kysy, kuuntele ja ymmärrä
Yksisuuntainen sidosryhmäviestintä on siis aikansa elänyt. Sen tilalle kannattaa rakentaa aitoa sidosryhmävuorovaikutusta, joka perustuu kysymiseen, kuunteluun ja ymmärrykseen.
Kvissberg kertoi, että Alkon tai hänen aiemman työpaikkansa Lidlin tapauksessa suuri osa yhtiön päästöistä syntyy toimitusketjussa. Kauppojen viestintä tavarantoimittajille on ollut perinteisesti yksisuuntaista. Ilmastotavoitteiden asettaminen esimerkiksi sopimusehtoihin on vaikuttava tapa edistää vastuullisuutta erityisesti, kun puhutaan vakiintuneista standardeista ja toimintatavoista. Tällöin vaatimukset toimitusketjulle ovat tasapuolisia.
Malli ei kuitenkaan toimi, kun ollaan uuden äärellä ja esitetyt ratkaisut eivät sovi kaikille. Tällöin riskinä on, että tavarantoimittajat kieltäytyvät tai toteavat, etteivät voi päästä asetettuihin vaatimuksiin. Lidlin tapauksessa yritys asetti ilmastotavoitteensa, mutta tavarantoimittajien keskuuteen laskeutui hiljaisuus – yritys ei siis tiennyt, mitä tavarantoimittajat ajattelevat ilmastotavoitteista.
”Jos jokin tavoite vastuullisuustyössä vaikuttaa mahdottomalta, emme ehkä ole vain kysyneet vielä oikeita kysymyksiä.”
Laura Kvissberg
Ratkaisuksi syntyi Lidlin Ilmastoakatemia, tavarantoimittajille suunnattu koulutus. Koulutusta alettiin valmistella jo puoli vuotta ennen sen alkua vuoropuheluilla, joiden kärkikysymys tavarantoimittajille oli “Mitä te tarvitsisitte meiltä, että voisitte onnistua?”
Koulutus onnistui erinomaisesti ja johti Lidlillä myös laajempaan kulttuurin muutokseen. Enää Lidl ei aseta esimerkiksi ilmastotavoitteita ilman vuoropuhelua tavarantoimittajien kanssa.
Kvissberg summasikin: “Kysy, ymmärrä ja kuuntele – älä oleta. Jos jokin tavoite vastuullisuustyössä vaikuttaa mahdottomalta, emme ehkä ole vain kysyneet vielä oikeita kysymyksiä.”
Rantala taas kertoi, kuinka he Kelassa havahtuivat siihen, että datan kerääminen asiakkaista ei sellaisenaan riitä. He tunnistivat tarpeen rakentaa suoraa vuorovaikutusta Kelan asiakkaiden kanssa.
Syntyi Kelan asiakasyhteisö, verkkopohjainen tutkimuspalvelu, jonka kautta Kela saa asiakkailtaan tietoa palveluiden kehitykseen. Asiakasyhteisön näkemykset vaikuttavat suoraan Kelan palveluiden kehittämiseen.
“Äänensävy on keskeinen elementti, kun rakennamme luottamusta ja vuorovaikutusta asiakkaidemme kanssa.”
Minna Rantala
“Teimme asiakasyhteisölle esimerkiksi kyselyn yhden lomakkeen mallista, jota Kelassa kehitetään. Näin saimme tietoa, miten yhden hakemuksen malli näyttäytyy asiakkaille, mikä siinä on epäselvää, mikä toimii ja niin edelleen”, Rantala kertoi.
Kaikkien puhujien puheenvuoroissa nousi esiin myös, että luottamuksen rakentaminen on keskeinen sidosryhmäyhteistyön elementti.
“Äänensävy on keskeinen elementti, kun rakennamme luottamusta ja vuorovaikutusta asiakkaidemme kanssa. Se korostuu erityisesti nyt, kun sosiaaliturvaan kohdistuu muutoksia ja leikkauksia. “Tiedämme tunteen” on se lähtökohta, josta rakennamme Kelassa äänensävyä”, Rantala kuvasi.
3. Suunnittele sidosryhmävuorovaikutus huolella, priorisoi ja mittaa oikeita asioita
Jotta sidosryhmävuorovaikutuksesta voi saada kaiken irti, sitä pitää suunnitella. Kärkkäinen muistutti, että jokaisen organisaation kannattaa tehdä omalle sidosryhmäyhteistyölleen strategiset suuntaviivat esimerkiksi linjausten, strategian tai ohjelman muodossa. Erityisesti organisaation johdon panos ja tuki sidosryhmätyölle on olennaista.
“Kaikkia Kaskasin onnistuneita sidosryhmäprojekteja on edistänyt, että organisaation johto on ollut sitoutunut asiaan ja ollut työssä mukana. Kun linjaustyötä tehdään johtoryhmässä, voidaan varmistaa, että sidosryhmäyhteistyötä paljon tekevillä on selkänoja ja aikaa ja resursseja laadukkaaseen tekemiseen”, Kärkkäinen kertoi.
Onnistunut sidosryhmävuorovaikutus edellyttää toki tärkeimpien sidosryhmien tunnistamista ja priorisointia. Toisaalta pitkäaikaiset ja luottamukselliset sidosryhmäsuhteet ovat tärkeitä.
“Esimerkiksi kauppojen vastuullisuuspuolella tavarantoimittajat korostuvat. Kannattaa arvostaa pitkän tähtäimen yhteistyötä ja vuoropuhelua. Sidosryhmät kannattaa toki valita omien tavoitteidensa kautta”, Kvissberg kertoo.
“Priorisointia tarvitaan jatkuvasti, koska emme pysty tekemään koko ajan samalla volyymillä yhteistyötä kaikkien sidosryhmien kanssa”, Rantala muistutti.
Sidosryhmätyön onnistumista kannattaa myös mitata säännöllisesti. Kärkkäinen kertoi, että perinteisten sidosryhmäkyselyjen ohella kannattaa hyödyntää menetelmiä, jotka tukevat vuorovaikutusta ja yhteistyötä.
“Mitä jos sidosryhmäkyselyn sijaan järjestäisitkin pyöreän pöydän keskustelun? Tai mitä jos fokusryhmätestauksen sijaan sitouttaisit joukon sparraamaan matkan varrella?” Kärkkäinen ehdotti.
Lopuksi: Kolme sidosryhmävuorovaikutuksen kehityskulkua, joita kannattaa pitää silmällä
Webinaarin lopuksi Sonja Kärkkäinen jakoi kolme kehityskulkua, joiden me Kaskasilla uskomme olevan olennaisia sidosryhmävuorovaikutuksen kannalta.
- Yritysten keskinäinen yhteistyö lisääntyy: jopa kilpailijat tekevät enenevissä määrin yhteistyötä isojen ongelmien ratkomiseksi, erityisesti vastuullisuuskysymyksiin liittyen.
- Kysyntä ja tarjonta helposti toistettaville ja tuloksellisille sidosryhmien osallistumisen konsepteille kasvaa. Yrityksissä tämä liittyy erityisesti kestävyysraportointiin ja sen laadun parantamiseen, julkisella puolella taas toiminnan tehostamiseen tai pilottien ja kokeilujen juurruttamiseen.
- Osallistumisesta tulee räätälöidympää ja henkilökohtaista tai muuten siihen ei lähdetä mukaan. Monet tekijät kilpailevat ihmisten ajasta ja esimerkiksi nuoremmat sukupolvet eivät ole tottuneet yhteiskunnalliseen osallistumiseen liikkeiden tai liittojen kautta. Räätälöidyt, henkilökohtaista kutsumista hyödyntävät osallistamisen tavat lisääntyvät.
Lämmin kiitos webinaarin puhujille, yhteistyökumppaneille ja aivan jokaiselle, joka jakoi tämän aamupäivän kanssamme!
Katso tallenne ja lue lisää sidosryhmävuorovaikutuksesta
Katso webinaaritallenne:
Tutustu myös muihin blogiteksteihimme sidosryhmävuorovaikutuksen kehittämisestä:
- Miten tehdä sidosryhmäanalyysi?
- Miten valita sidosryhmäyhteistyön menetelmät? Kolmen kohdan muistilista
- Miten osallistumista muotoillaan?
Ota yhteyttä
Kaipaatko lisäkäsiä laadukkaan sidosryhmävuorovaikutuksen suunnitteluun tai toteutukseen? Osallisuus ja vuorovaikutus ovat vahvuutemme, joten ota rohkeasti yhteyttä niin katsotaan, mitä saamme aikaan yhdessä!