Etätyö rajoittaa ihmisten kohtaamista, mutta muutoksessa on myös hyvää. Verkossa osallistuminen voi esimerkiksi demokratisoida lainvalmistelua. Jotta uusista kohtaamisen muodoista saa hyödyn irti, tilaisuuden vetäjäkin tarvitsee uusia taitoja.
Verkossa osallistuminen on nykyinen olennainen osa monien työelämää. Myös meille Kaskasissa on kertynyt melkoinen määrä kokemusta työpajojen, koulutusten ja keskustelutilaisuuksien järjestämisestä etänä.
Fyysinen läheisyys vähenee, mutta etäajassa on paljon hyviä puolia. Olemme huomanneet, että etänä osallistuminen voi tasa-arvoistaa monia keskusteluja. Esimerkiksi lainsäädäntöhankkeiden keskustelutilaisuuksissa maakuntien ääni kuuluu aiempaa paremmin, koska osallistujien ei tarvitse matkustaa Säätytalolle Helsinkiin. Etätilaisuuksien chat-keskusteluissa vaihdetaan vilkkaasti näkemyksiä, eikä vain esitetä kysymyksiä puhujille.
Jotta etäosallistumisen parhaista puolista pääsee nauttimaan, tarvitaan hyvää suunnittelua ja napakkaa ohjausta. Listasimme kaskaiden parhaat vinkit keskustelun vetäjälle.
1. Ohjeista osallistuminen ennakkoon.
Vaikka itse olisit käyttänyt sata kertaa Teamsia tai Zoomia, kaikki eivät ole niiden kanssa yhtä tuttavallisissa väleissä. Varsinkin jos tilaisuuteen osallistuu ihmisiä eri taustoista, on tärkeää muotoilla kutsuteksti selkeästi ja liittää ohjeet viestintävälineen käyttöön.
Eri organisaatioissa on erilaisia tapoja kameran käytössä. Jos tilaisuudessa on tarkoitus pitää kamerat päällä, mainitse siitä ennakkoon. Näin vältytään tilanteelta, jossa osallistuja istuu puolipukeissa likaisten tiskien keskellä ja joutuu tahtomattaan kiusalliseen tilanteeseen.
Vielä tilaisuuden alussa on luontevaa kerrata pelisäännöt. Esimerkiksi: Pidetään kamerat päällä ja mikrofonit kiinni silloin, kun joku toinen puhuu. Pyydetään puheenvuoroa chatissa tai kättä nostamalla.
Kohtaamisen tavoitetta ei voi koskaan korostaa liikaa. Muistuta osallistujia heti tilaisuuden alussa siitä, mikä on kokoontumisen tarkoitus.
2. Varmista tasapuolinen osallistuminen.
Samoin kuin elämässä muutenkin, myös etänä ihmisillä on erilaisia rooleja ja tapoja käyttäytyä ryhmässä. Keskustelun vetäjän tehtävänä on varmistaa, että kaikkia kuunnellaan tasapuolisesti.
Olemme havainneet hyviksi ainakin seuraavat tavat:
- Suorat kysymykset: “Mitä mieltä sinä Jennimaaria olet asiasta?”
- Hiljainen ajatteluaika yksinään ennen kuin jotakin tuotosta, kuten tekstiä, työstetään yhdessä.
- Porukan jako pienempiin ryhmiin. Tämä onnistuu teknisesti esimerkiksi Zoomissa Breakout Room -toiminnolla.
- Yhteinen kierros, jossa jokainen saa sanoa vuorollaan jotakin. Kenenkään ei tarvitse osallistua väkisin, joten vuoron voi myös antaa seuraavalle.
- Erilaisten osallistumistapojen tarjoaminen ja sen varmistaminen, että ne ovat yhtä tärkeitä. Joillekin voi olla luontevampaa kirjoittaa chattiin kuin käyttää suullisia puheenvuoroja.
- Isossa tilaisuudessa puheenvuorot voidaan esimerkiksi arpoa halukkaiden kesken. Ne voidaan myös varata ennakkoon tai tilaisuuden aikana.
3. Luo hyvää ilmapiiriä.
Verkossa inhimillinen kohtaaminen jää helposti vajaaksi, koska sanaton viestintä, ilmeet ja eleet jäävät näkemättä. Keskustelun vetäjän tehtävänä on pitää yllä osallistumiseen kannustavaa ja rakentavaa ilmapiiriä. Tässä hyviksi havaittuja keinoja:
- Pidä oma kamerasi päällä. Osallistujia pyydetään avaamaan kamerat ainakin tilaisuuden alussa sekä oman puheenvuoronsa tai pienryhmätyöskentelyn aikana. Mikrofonit pidetään kiinni silloin, kun toiset puhuvat.
- Käynnistä kohtaaminen kevyesti niin, että jokainen ehtii orientoitua käsiteltävään aiheeseen. “Mitä odotat keskustelulta” ja “Mihin asioihin haluat tänään keskittyä” ovat hyvää lämmittelyä varsinaiselle keskustelulle.
- Näyttöä ei kannata jakaa keskustelujen aikana, jotta myös vetäjä näkee osallistujien kasvot.
- Puhuttele osallistujia etunimillä, jos tilaisuuden luonne sen sallii.
4. Ohjaa keskustelu sovittuun aiheeseen.
Joskus ryhmä tai osa ryhmästä keskustelee hyvinkin innokkaasti, mutta ei tilaisuuden aiheesta. Kun keskustelun vetäjä huomaa, että keskustelu uhkaa luisua sivuraiteille, tarvitaan napakkaa ohjausta sovittuun suuntaan. On vetäjän vastuulla varmistaa, että sovitut asiat ehditään käsitellä.
Muutamia vinkkejä:
- Hyvä valmistautuminen on kaiken a ja o. Valmistele etukäteen kysymyksiä, joilla voit syventää keskustelua tai ohjata sitä oikeaan suuntaan. Jos et ole varma osallistujien lähtötiedoista, selvitä ne ennen tilaisuutta lyhyellä kyselyllä.
- Laadi kalvoille konkreettiset ohjeet ja aikataulu keskustelun vaiheista. Tee pitkin tilaisuutta yhteenvetoja ja kerro, mitä seuraavaksi tapahtuu.
- Jos tarkoituksena on työstää yhdessä jokin konkreettinen asia, kuten teksti, valmistele jo ennakkoon ehdotus, jota kommentoidaan yhdessä. Ehdotuksen kommentointi on etänä helpompaa kuin nollapisteestä aloittaminen.
5. Hanki apukäsiä.
Verkkotilaisuuden juontaminen on usein liian iso tehtävä yhdelle ihmiselle. Jos huolehtii tilaisuuden kulusta ja esittää kalvoja omalta näytöltään, on hankala yhtä aikaa jakaa puheenvuoroja saati osallistua chat-keskusteluun.
Kymmenien tai jopa satojen ihmisten keskustelutilaisuuksien vetämiseen olemme Kaskasilla käyttäneet jopa neljää henkilöä: yksi toimii tilaisuuden puheenjohtajana tai juontajana, yksi jakaa puheenvuorot ja varmistaa, että puhujat pitävät aikataulusta kiinni, yksi moderoi chat-keskustelua ja neljäs auttaa osallistujia teknisissä ongelmissa sekä kirjoittaa yhteenvedon.
Harkitse, selviätkö kaikesta yksin vai tarvitsetko apua. Myös me Kaskasissa olemme mielellämme avuksi. Vaihtoehtoja osallistumisen järjestämiseen on monia.
Mervi Itkonen on Kaskasin johtava viestintäasiantuntija, joka kouluttaa tutkijoita ja asiantuntijoita esimerkiksi yleistajuisesta kirjoittamisessa ja median kanssa toimimisessa.
Karoliina Kinnunen Mohr on Kaskasin strategiajohtaja, joka suunnittelee ja tukee erityisesti isojen strategia-, muutos- ja lakihankkeiden osallistumista ja vuorovaikutusta.