Jäikö hankeviestintää käsitellyt webinaarimme välistä? Nappaa tästä talteen webinaarin pointit ja katso tallenne.
Pureiduimme webinaarissamme onnistuneeseen hankeviestintään ja -vuorovaikutukseen. Webinaari oli paluu Kaskasin alkulähteelle, sillä Kaskas sai aikanaan alkunsa juuri luovana tiedeviestintätoimistona.
Kaskasin perustaja ja toimitusjohtaja Maria Ruuska aloitti alustuksella hankeviestinnän suunnittelun perusperiaatteista. Turun yliopiston tutkimuskoordinaattori Mari Taskinen taas jakoi toimivia käytäntöjä JuRe-STN-hankkeesta.
Ruuska korosti viestinnän merkitystä hankkeen vaikuttavuuden parantamisessa.
“Ajattelemme Kaskasissa, että viestintä on aina hankkeen vaikuttavuuden moottori – ei koskaan koriste”, hän sanoi.
Suunnitelma on hankeviestinnän kompassi
Sekä Maria Ruuska että Mari Taskinen nostivat suunnittelun tärkeimmäksi hyvän hankeviestinnän piirteeksi. Viestintäsuunnitelman pohjaksi kannattaa ottaa hankkeen vaikuttavuustavoitteet.
Taskinen toi esiin, että hyvä suunnitelma helpottaa hankkeen johtamista, vapauttaa resursseja ja antaa työrauhan hankkeen toiminnalle.
“Alussa suunnitteluun käytetty työaika maksaa itsensä takaisin hankkeen aikana”, hän korosti.
Ruuska painotti, että kaikki hankkeen avainhenkilöt pitää saada mukaan viestinnän suunnitteluun. Jokaisesta hankkeen kumppaniorganisaatiosta tai työpaketista jonkun on on hyvä osallistua suunnitteluun. Näin suunnittelu sitouttaa kumppaneita hankkeeseen sekä luo kumppaneiden välille yhteistä ymmärrystä, yhteisen suunnan ja pelisääntöjä.
“Alussa suunnitteluun käytetty työaika maksaa itsensä takaisin hankkeen aikana.”
Mari Taskinen
Hankkeen viestintäsuunnitelmaan kannattaa vääntää rautalangasta, kuka tekee mitäkin ja milloin. Hyvässä suunnitelmassa on myös tehty rajauksia – tavoitteita ei ole liikaa ja kohderyhmät on määritelty tarkasti.
“Pyri konkretiaan viestinnän kohderyhmiä määriteltäessä. “Suuri yleisö” ei ole kohderyhmä”, Ruuska korosti.
Löydät ohjeet hankkeen viestintäsuunnitelman laatimiseen ikivihreästä blogitekstistämme.
Tärkeimpien sidosryhmien kanssa kasvokkain kohtaaminen pitää pintansa
Mari Taskinen korosti, että hankkeen vuorovaikutusta suunniteltaessa tärkeimmät sidosryhmät kannattaa sitouttaa jo hakemusvaiheesta alkaen.
Jotta sidosryhmät haluavat osallistua hankkeeseen, täytyy hankkeen työntekijöiden osata kiteyttää, mitä sidosryhmät saavat yhteistyöstä.
“Kun onnistuimme JuRe-hankkeessa järjestämään tapahtuman median kanssa yhteistyössä, saimme esimerkiksi kansanedustajia ja oikeuskanslerin paikalle”, Taskinen kertoi.
Sidosryhmien osallistumisen voi järjestää monin eri tavoin. Sekä Taskinen että Ruuska korostivat, että kasvokkainen kohtaaminen on tärkeää olennaisimmille sidosryhmille.
“Pyri konkretiaan viestinnän kohderyhmiä määriteltäessä. Suuri yleisö ei ole kohderyhmä.”
Maria Ruuska
Molemmat puhujat nostivat esiin myös sidosryhmien tärkeyttä palautteen antajina. Ruuska kertoi, että sidosryhmien antama palaute voi olla kullanarvoista esimerkiksi silloin, jos viestintätoimet sakkaavat. Taskinen taas kuvasi, miten JuRe-hankkeessa oli järjestetty sidosryhmille haastattelukierros, kun hanketta oli kulunut vuosi.
“Sidosryhmähaastattelut olivat silmiä avaavia – saimme arvokasta palautetta”, Taskinen pohti.
Lue, miten teet sidosryhmäanalyysin ja valitset sopivat sidosryhmäyhteistyön menetelmät.
Yhteistyö, monikäyttöiset sisällöt ja olemassa olevat kanavat säästävät resursseja
Entä miten hankeviestinnästä saa tehot irti, kun resursseja on niukasti? Sekä Ruuska että Taskinen korostivat yhteistyön ja jo olemassa olevien kanavien hyötyjä. Olemassa olevat verkostot ja kumppanien kanavat tavoittavat kohderyhmiä usein tehokkaammin kuin monet hanketta varten perustetut uudet kanavat.
Tulitukea viestintään voi saada esimerkiksi hankkeen sisarhankkeista. JuRe-hankkeen sisarhankkeilla oli osin samat sidosryhmät ja päällekkäiset aihepiirit, jolloin hankkeiden oli järkevää auttaa toisiaan viestinnässä.
Myös viestintäsisältöjen monikäyttöisyys nousi esiin puheenvuoroissa. Sekä Ruuska että Taskinen antoivat esimerkkejä siitä, miten esimerkiksi yhden tieteellisen julkaisun ympärille voi rakentaa monenlaisia sisältöjä. Tämä auttaa paitsi säästämään kustannuksissa myös yhdenmukaistaa viestintää.
“Varo irrallisia viestintätekoja. Esimerkiksi yhden raportin ympärille voi usein versioida useanlaista sisältöä, kuten blogin, LinkedIn-postauksia, infograafeja, vieraskynäkirjoituksen ja haastattelun mediassa tai podcastissa”, Ruuska kertoi.
Taskinen taas kuvasi, miten JuRe-STN-hankkeessa olennaisista tieteellisistä julkaisuista laadittiin yleistajuiset tiivistelmät, joita pystyi käyttämään monessa tilanteessa.
Kun hankkeelle perustetaan omia kanavia tai suunnitellaan viestintätoimia, ne kannattaa tehdä kunnolla – usein vähemmän on enemmän. Lopulta kaikki palaa hyvään suunnitteluun. Kun hankkeen viestintä ja sen sisällöt on suunniteltu järkevästi hankkeen vaikuttavuustavoitteet ja keskeiset kohderyhmät huomioiden, on hanke askelta lähempänä onnistumista.
Katso tallenne
Lue lisää hankeviestinnästä
Tutustu muihin Kaskasin hankeviestintätyötä helpottaviin sisältöihin:
- Miten tehdä hyvä viestintäsuunnitelma hankkeelle?
- Sidosryhmäsuhteet kuntoon -webinaaritallenne
- Miten valita sidosryhmäyhteistyön menetelmät? Kolmen kohdan muistilista
- Tieto ei riitä, jos emme ymmärrä, herätä ja sanoita tunteita
- Miten osallistumista muotoillaan?
Tässä vielä Turun yliopiston Mari Taskisen esityksen erinomainen linkkilista vaikuttavuuden suunnitteluun:
- Avoimen tieteen kiihdyttämö (Turun yliopisto)
- Tieteellisenä asiantuntijana poliittisessa päätöksenteossa (THL & INVEST)
- Vaikuttavuuden arviointi ja seuranta (Strateginen tutkimus)
- Tieteestä päätöksentekoon -kurssi (Suomalainen Tiedeakatemia)
- Tutkijan verkkokurssi tutkimuksen vaikuttavuudesta (Helsingin yliopisto)
- Impact Helper (Oulun yliopisto)
- Impact Canvas (Tampereen yliopisto)
Ota yhteyttä
Tarvitsetko osaavaa apua hankeviestintään? Me Kaskasissa hallitsemme hankeviestinnän aina suunnitelmasta toteutukseen. Ota siis rohkeasti yhteyttä!